Gemi Tedarik Süreci: Talepten Faturaya Adım Adım Rehber

Procumare · 6 Temmuz 2026 · 8 dk okuma

Bir geminin operasyonunu sürdürmesi için gereken kumanya, güverte ve makine malzemeleri, kimyasallar ve yedek parçaların tedariki; kaptan, DPA, satın alma ekibi ve tedarikçiler arasında düzinelerce e-posta, telefon ve Excel tablosuyla yürüyen karmaşık bir süreçtir. Bu rehberde gemi tedarik sürecinin yedi standart adımını, her adımda sık yapılan hataları ve süreci dijitalleştirmenin pratik yollarını anlatıyoruz.

1. Talep (Requisition) Oluşturma

Süreç gemide başlar: kaptan veya ilgili zabit, ihtiyaç listesini hazırlar. İyi bir talep listesinde her kalem için şunlar bulunmalıdır:

• Ürün tanımı — mümkünse marka/model ve teknik özellik ile,
• IMPA veya ISSA kodu — tedarikçinin doğru ürünü fiyatlaması için en güvenilir referans,
• Miktar ve birim (kg, adet, koli, karton…),
• Aciliyet ve teslim limanı — ETA'ya göre planlama için.

2. RFQ — Teklif Talebinin Tedarikçilere İletilmesi

Satın alma ekibi, talebi seçilmiş tedarikçilere (genellikle 3-5 firma) teklif talebi (RFQ) olarak gönderir. Geleneksel yöntem e-postaya eklenmiş Excel dosyasıdır; ancak bu yöntemde her tedarikçi farklı formatta cevap verir ve karşılaştırma manuel yapılır.

RFQ'da net teslim tarihi, teslim limanı, para birimi ve geçerlilik süresi belirtilmelidir. RFQ süreci ve teklif detayları için İngilizce RFQ şablonu rehberimize de bakabilirsiniz.

3. Tekliflerin Toplanması ve Karşılaştırılması

Tedarikçilerden gelen teklifler kalem bazında karşılaştırılır. Sağlıklı bir karşılaştırmada üç boyut birlikte değerlendirilir:

Excel'de bu karşılaştırma, kalem sayısı arttıkça hataya çok açık hale gelir; özellikle kısmi teklif veren tedarikçiler karışınca "en ucuz toplam" yanıltıcı olabilir.

4. Onay Akışı

Belirli tutarın üzerindeki siparişler genellikle filo müdürü veya şirket yönetiminin onayından geçer. Onay eşikleri şirketten şirkete değişir; kritik olan, onayın kayıt altında ve gecikmesiz olmasıdır. E-postayla yürüyen onaylar hem izlenemez hem de limanda bekleyen gemiyi geciktirebilir.

5. Sipariş (PO) ve Tedarikçi Teyidi

Onaylanan teklif siparişe dönüştürülür ve tedarikçiye iletilir. Sipariş; kesinleşmiş kalemler, fiyatlar, teslim yeri-zamanı ve ödeme koşullarını içerir. Tedarikçi teyidi alınmadan sipariş kesinleşmiş sayılmaz.

6. Teslimat ve Kontrol

Teslimat gemide veya rıhtımda teslim alınırken irsaliye ile talep karşılaştırılır: eksik, hasarlı veya yanlış kalemler tutanakla kaydedilir. Kumanya tarafında soğuk zincir ve gıda güvenliği (HACCP) kontrolleri bu adımda yapılır.

7. Faturalama ve Mutabakat

Tedarikçi faturası; sipariş ve teslimat kayıtlarıyla üçlü mutabakata (three-way match) tabi tutulur. Fiyat farkları, eksik teslimatlar ve kur farkları bu aşamada yakalanır. Süreç, faturanın muhasebeye aktarılmasıyla tamamlanır.

Süreci Dijitalleştirmek Ne Kazandırır?

• Tek veri kaynağı: Talep, teklif, onay ve fatura ayni kayıtta; e-posta arkeolojisi biter.
• Hızlı teklif turu: Tedarikçiler yapılandırılmış formda fiyat girer, karşılaştırma otomatik oluşur.
• İzlenebilir onay: Eşik bazlı onay akışları, kimin ne zaman onayladığını kayıt altına alır.
• Ölçülebilirlik: Tedarikçi performansı, kalem bazlı fiyat geçmişi ve tasarruf raporlanabilir hale gelir.